Was gehört in ein QM-Handbuch? Der Inhalt für kleine Betriebe

Ein QM-Handbuch für einen kleinen Betrieb braucht keine hundert Seiten. Vier Teile reichen: euer Betrieb, die Zuständigkeiten, die Abläufe und die Kontrollen.

Hier steht, was in jeden Teil gehört und was du weglassen kannst. Wie du die einzelnen Seiten schreibst, zeigt der Ratgeber Das erste QM-Handbuch.

Wie du das Handbuch danach aktuell hältst, zeigt der Ratgeber Ein QM-Handbuch, das aktuell bleibt.

Euer Betrieb auf einer Seite

Die erste Seite sagt, wer ihr seid: was ihr macht, für wen und was euch bei der Arbeit wichtig ist. Fünf bis zehn Sätze in eigenen Worten genügen.

Was euch wichtig ist, darf konkret sein. „Wir rufen jeden Kunden innerhalb eines Tages zurück“ sagt mehr als „Kundenzufriedenheit hat bei uns höchste Priorität“.

Wer wofür zuständig ist

Eine Liste reicht: Thema, Name, Vertretung. Ein Organigramm, das nach der nächsten Einstellung niemand anpasst, brauchst du nicht.

Außerdem trägt jede Seite im Handbuch den Namen der Person, die sie aktuell hält. So weiß jeder, wen er fragen kann.

Die Abläufe: der Kern des QM-Handbuchs

Hier steckt die meiste Arbeit, und hier schaut dein Team am häufigsten nach. In vielen kleinen Betrieben fallen die Abläufe in diese Bereiche:

• Aufträge Anfrage, Angebot, Auftrag und die Übergabe an die Ausführung.
• Ausführung Die eigentliche Arbeit, eine Seite je Tätigkeit.
• Einkauf und Material Bestellen, Lieferungen prüfen, lagern.
• Geräte und Werkzeug Wartung, Prüftermine und wer was bedienen darf.
• Neue Leute Einarbeitung, Unterweisungen und wer wem was zeigt.

Nicht jeder Bereich passt zu jedem Betrieb. Nimm die, die bei euch vorkommen, und schreib je Ablauf eine Seite.

Kontrollen und Fehler

Eine Kontrolle steht bei dem Ablauf, in dem sie passiert: wann geprüft wird, wer prüft und wo das Ergebnis festgehalten wird. Die Checkliste dazu liegt direkt bei der Seite, nicht in einem eigenen Ordner.

Dazu kommt eine Seite für den Fall, dass etwas schiefgeht. Wer nimmt eine Reklamation an? Wer entscheidet, was passiert? Und was ändert ihr, damit es nicht wieder vorkommt?

Was nicht hineingehört

• Abgeschriebene Textbausteine aus Mustern. Sie beschreiben nicht, wie ihr arbeitet.
• Was sich ständig ändert, wie Dienstpläne, Telefonlisten oder Preise. Das bleibt dort, wo es ohnehin gepflegt wird.
• Dieselbe Regel zweimal. Steht sie auf einer Seite, verweist die andere dorthin.

Wenn ein Satz in jedem Betrieb stehen könnte, streich ihn.

So bildet Regelwerk diesen Inhalt ab

Regelwerk ist ein digitales Handbuch für kleine Betriebe. Kapitel und Seiten legst du so an, wie es zu euch passt, auch über mehrere Ebenen. Wer welches Kapitel lesen oder bearbeiten darf, legst du über Gruppen fest (Gruppen und Rechte). Und dein Team findet jede Seite über die Suche (Suche).

Wenn du dein Handbuch mit Regelwerk aufbauen willst, trag dich in die Warteliste ein. Fragen beantworten wir über den Kontakt.