Fragen und Antworten zu Regelwerk
Klare Antworten, bevor du dich entscheidest, zu Einführung, Zugang und Sicherheit, Entwürfen und Freigabe, Preis, Vertrag und deinen Daten.
Die Antworten beschreiben, was Regelwerk heute kann, und was unsere AGB regeln. Wie sich Regelwerk von Confluence und von Word und SharePoint unterscheidet, zeigen unsere Vergleiche. Deine Frage fehlt? Schreib uns.
Einführung
Für welche Betriebe ist Regelwerk gemacht?
Für kleine Betriebe ohne eigene IT, die ihre Abläufe, Arbeitsanweisungen und Regeln an einem Ort pflegen wollen, als Betriebshandbuch, QM-Handbuch oder beides. Typisch sind Teams bis etwa 25 Personen, eine feste Grenze gibt es nicht.
Muss ich etwas installieren oder betreiben?
Nein. Regelwerk läuft im Browser auf Rechner, Tablet und Handy und wird in Deutschland gehostet. Server, Updates und Datensicherung übernehmen wir.
Wie kommt mein bestehendes Handbuch in Regelwerk?
Du legst Kapitel und Seiten an und übernimmst deine Texte selbst. Oder wir importieren deine Word-Dateien, PDFs und Wiki-Seiten für dich, als Service gegen Aufpreis nach einem eigenen Angebot.
Hilft mir jemand beim Einrichten?
Ja, wenn du willst. Beim persönlichen Onboarding richten wir Kapitel, Gruppen und Rechte gemeinsam mit dir ein. Auch das bieten wir gegen Aufpreis nach einem eigenen Angebot an.
Hilft mir Regelwerk bei der Lenkung meiner Dokumente?
Ja. Jedes Thema hat genau eine geltende Fassung, Änderungen gehen durch eine kontrollierte Freigabe, und der Verlauf zeigt, wer wann was veröffentlicht hat. So hast du für dein Managementsystem und dein Audit jederzeit den aktuellen Stand parat.
Zugang und Sicherheit
Brauchen meine Mitarbeitenden eine Firmen-E-Mail-Adresse?
Nein. Du legst Konten mit Benutzername und Passwort an. Eine E-Mail-Adresse brauchen nur die Admins deines Betriebs, für ihr eigenes Passwort und ihre eigenen Geräte, und das Postfach, an das die Freigabeanfragen gehen.
Was passiert, wenn sich jemand auf einem neuen Gerät anmeldet?
Dein Betrieb gibt das Gerät zuerst frei. Die Anfrage geht an die Adresse, die du dafür festlegst, und wird mit einem Code bestätigt. Eine Freigabe gilt 90 Tage für diesen Browser auf diesem Gerät. Wer nur ein Passwort kennt, kommt also nicht unbemerkt an dein Handbuch.
Kann ich die Gerätefreigabe ausschalten?
Ja, für einzelne Konten oder für deinen ganzen Betrieb. Das entscheiden die Admins deines Betriebs in der Verwaltung.
Kann ich den Zugriff auf unser Firmennetz beschränken?
Ja, auf Wunsch. Mit der IP-Beschränkung ist dein Handbuch nur von bis zu 100 Adressen oder Bereichen aus erreichbar, die du festlegst, etwa aus deinem Büronetz. Admins sind ausgenommen, damit du dich nicht aussperrst.
Wer sieht welche Inhalte?
Das legst du je Gruppe und Kapitel fest, mit den Rechten Lesen, Schreiben und Veröffentlichen. Was jemand nicht lesen darf, fehlt im Inhaltsverzeichnis und in der Suche. Die Admins deines Betriebs sehen immer alles.
Wo liegen meine Daten, und wie sind sie gesichert?
Regelwerk wird in Deutschland gehostet. Wir sichern die Daten verschlüsselt in Rechenzentren in der Schweiz. Welche Dienstleister wir einsetzen, steht in der Datenschutzerklärung.
Inhalte und Freigabe
Wie verhindert Regelwerk, dass veraltete Regeln im Umlauf sind?
Jede Seite gibt es genau einmal, in der geltenden Fassung. Änderungen entstehen als Entwurf und erreichen dein Team erst, wenn jemand mit dem Recht zum Veröffentlichen sie freigibt.
Wer darf Änderungen veröffentlichen?
Nur Gruppen, denen du für ein Kapitel das Recht zum Veröffentlichen gibst. Alle anderen schreiben höchstens Entwürfe, die jemand anderes prüft und veröffentlicht.
Können mehrere Personen gleichzeitig an einer Seite arbeiten?
Ja, jede in ihrem eigenen Entwurf. Veröffentlicht wird nur ein Entwurf, der auf der geltenden Fassung aufbaut, damit niemand versehentlich die Änderung eines anderen überschreibt.
Sehe ich, was früher galt?
Ja. Zu jeder Seite hebt Regelwerk die geltende Fassung und die zehn vorherigen auf, mit Namen und Datum der Veröffentlichung. Wer die Seite veröffentlichen darf, holt eine frühere Fassung per Klick zurück. Eine Ansicht, die die Unterschiede zwischen zwei Fassungen hervorhebt, ist bald verfügbar.
Findet mein Team die richtige Anweisung schnell?
Ja. Die Suche durchsucht Titel, Zusammenfassung und Text jeder Seite und zeigt jeder Person nur Treffer auf Seiten, die sie lesen darf.
Kann ich Bilder und Dateien anhängen?
Ja. Du fügst Bilder und Dateien direkt in eine Seite ein. Der Plan enthält 2 GB Speicher dafür, mehr Speicher kannst du dazubuchen.
Preis, Vertrag und Daten
Was kostet Regelwerk?
Es gibt einen Plan mit allen Funktionen, 20 Nutzern und 2 GB Speicher für Dateianhänge. Weitere Nutzer kosten extra. Den Preis veröffentlichen wir zum Start auf der Preisseite.
Kann ich Regelwerk vorher kostenlos testen?
Ja, ab dem Start von Regelwerk. Die Testphase dauert 30 Tage, mit allen Funktionen und 2 GB Speicher, und du gibst dafür keine Zahlungsdaten an. Schließt du danach kein Abo ab, sperren wir den Zugang und löschen deine Inhalte nach weiteren 30 Tagen.
Was kann ich dazubuchen?
Weitere Nutzer und zusätzlichen Speicher. Eigenes Branding und eine KI-Integration sind bald verfügbar. Den Import deiner Dokumente und ein persönliches Onboarding bieten wir als Service gegen Aufpreis an.
Wie lange läuft der Vertrag, und wie kündige ich?
Wenn nichts anderes vereinbart ist, läuft der Vertrag auf unbestimmte Zeit. Beide Seiten können ihn mit einer Frist von einem Monat zum Ende eines Abrechnungszeitraums in Textform kündigen. Du kannst auch in den Einstellungen deiner Organisation kündigen. Das wirkt sofort und beendet den Zugang, der begonnene Abrechnungszeitraum bleibt zu bezahlen. Die Einzelheiten stehen in unseren AGB.
Kann ich meine Inhalte mitnehmen?
Ja. Als Admin lädst du unter „Datenexport“ in den Einstellungen deiner Organisation jederzeit ein ZIP herunter, mit jeder Seite in ihrer aktuellen Fassung als Markdown-Datei in deiner Kapitelstruktur und den Anhängen darin. Konten, Gruppen und Rechte sind nicht enthalten. Diese und alles Weitere, auch Entwürfe und ältere Fassungen, bekommst du auf Verlangen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Das Verlangen schickst du uns in Textform. Für den Export und den Wechsel zu einem anderen Anbieter berechnen wir nichts. Fristen und Einzelheiten stehen in Ziffer 13 unserer AGB.
Was passiert nach Vertragsende mit meinen Daten?
Wir halten deine Daten auf Verlangen noch mindestens 30 Tage für dich bereit. Danach löschen wir sie vollständig, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Kopien in unseren Datensicherungen löschen wir mit dem Ablauf ihrer regulären Aufbewahrung.
Schluss mit Dokumentation, die keiner liest.
Trag dich in die Warteliste ein und erfahre zuerst, wenn Regelwerk startet.