Word und SharePoint oder Regelwerk?
Dein Handbuch liegt als Word-Dateien auf SharePoint oder einem Laufwerk? So unterscheidet sich Regelwerk, und wann Regelwerk am besten passt.
Jede Regel gibt es einmal. In der Fassung, die jemand freigegeben hat.
In vielen kleinen Betrieben ist das Handbuch ein Ordner voller Word-Dateien, auf SharePoint oder einem Laufwerk. Das funktioniert, solange wenige Leute damit arbeiten. Mit der Zeit liegen dann „Arbeitsschutz.docx“ und „Arbeitsschutz_neu.docx“ nebeneinander, und an der Pinnwand hängt ein Ausdruck, den niemand mehr zuordnen kann.
Eine Datei lässt sich kopieren. Eine Seite nicht.
- Word-Dateien Eine Datei lässt sich herunterladen, weiterschicken und ausdrucken. Jede Kopie bleibt auf ihrem Stand, und niemand sieht ihr an, ob sie noch gilt.
- Regelwerk Eine Seite ist die Anweisung selbst. Wer sie öffnet, liest die geltende Fassung. Wer sie weitergeben will, schickt ihren Link.
Wie das im Alltag aussieht, zeigt die Seite Eine Seite pro Thema.
Freigabe: erst einschalten oder einfach haben
- SharePoint SharePoint zeigt Dateien in einer Bibliothek erst nach Genehmigung, wenn das in den Einstellungen der Bibliothek (öffnet in neuem Tab) eingeschaltet ist. Ändern dürfen das nur Personen mit der Berechtigungsstufe Vollzugriff oder Entwerfen.
- Regelwerk Jede Änderung entsteht als Entwurf. Erst wer veröffentlichen darf, macht sie zur geltenden Fassung. Einrichten musst du dafür nichts.
Wer schreiben und wer veröffentlichen darf, legst du je Gruppe und Kapitel fest. Mehr dazu auf der Seite Entwürfe und Freigabe.
Versionen haben beide. Freigegeben ist jede nur in einem.
- SharePoint SharePoint hebt frühere Versionen der Dateien in einer Bibliothek auf. Wie viele, legen deine Admins fest (öffnet in neuem Tab).
- Regelwerk Jede Seite behält die geltende Fassung und die zehn davor, mit Namen und Datum der Veröffentlichung. Eine frühere Fassung holst du per Klick zurück.
Mehr dazu auf der Seite Versionsverlauf.
Auf jedem Handy, ohne Firmen-E-Mail
Regelwerk läuft im Browser auf Handy, Tablet und Rechner. Deine Mitarbeitenden melden sich mit Benutzername und Passwort an, eine eigene E-Mail-Adresse brauchen sie nicht. Die Suche springt direkt an die Fundstelle und zeigt nur, was die Person lesen darf. Wie die Anmeldung abläuft, steht auf der Seite Anmeldung ohne E-Mail.
Was Regelwerk kostet, steht auf der Preisseite: Der Preis folgt zum Start.
So sieht die geltende Fassung in Regelwerk aus
Wann Regelwerk am besten passt
- Eine geltende FassungDein Team soll immer die aktuelle Anweisung lesen, nie eine alte Kopie vom Laufwerk.
- Auf jedem HandyDeine Leute lesen im Browser auf dem Handy, ohne Konto in Microsoft 365.
- Freigabe ab dem ersten TagJede Änderung geht durch eine Freigabe, ohne dass du erst eine Bibliothek einrichtest.
Häufige Fragen
Kann ich meine Word-Dateien übernehmen?
Ja. Du legst Kapitel und Seiten an und übernimmst deine Texte. Wenn du willst, übernehmen wir den Import deiner Word-Dateien, PDFs oder Wiki-Seiten als Service gegen Aufpreis.
Brauche ich dafür Microsoft 365?
Nein. Regelwerk läuft im Browser auf Rechner, Tablet und Handy und wird in Deutschland gehostet. Deine Mitarbeitenden melden sich mit Benutzername und Passwort an.
Kann ich SharePoint für andere Dateien weiter nutzen?
Ja. Regelwerk ersetzt nur dein Handbuch. Verträge, Tabellen und alle anderen Dateien bleiben, wo sie heute liegen.
Schluss mit Dokumentation, die keiner liest.
Trag dich in die Warteliste ein und erfahre zuerst, wenn Regelwerk startet.