Das erste QM-Handbuch: eine Anleitung in fünf Schritten

Du musst kein Qualitätsprofi sein, um ein QM-Handbuch anzufangen.

Vielleicht bist du gerade zur oder zum QM-Beauftragten ernannt worden. Vielleicht bist du die Chefin oder der Chef und machst es selbst. Die Frage ist dieselbe: Was tun, und womit anfangen? Diese Anleitung gibt dir fünf Schritte in einer festen Reihenfolge.

Sammle, was es schon gibt

Kein Betrieb fängt bei null an. Irgendwo liegen Checklisten, Aushänge, Prüfprotokolle, eine Einweisung als PDF. Und vieles steht nur in den Köpfen der Leute.

Trag alles an einem Ort zusammen, auch das Unfertige. Frag zwei oder drei Kolleginnen und Kollegen: Wo schaust du nach, wenn du unsicher bist? Verbessere noch nichts. Sammle nur.

Verstreute Checklisten, Notizzettel, Ausdrucke und ein Handy, deren Pfeile in einen einzigen Ordner führen.

Wähle die 5 bis 8 Abläufe, die zählen

Ein Handbuch muss am Anfang nicht alles abdecken. Fang mit den Abläufen an, die am meisten zählen. Drei Fragen helfen bei der Auswahl:

Was geht oft schief? Reklamationen, Nacharbeit, dieselbe Rückfrage zum zehnten Mal.
Wo wird es teuer oder gefährlich? Alles, wobei Geld verloren geht oder sich jemand verletzen kann.
Was lernt jeder Neue zuerst? Die Einweisung ist oft schon ein halber Ablauf.

Am Ende stehen fünf bis acht Abläufe auf deiner Liste. Der Rest kommt später, Seite für Seite.

Was im Ganzen in ein kleines QM-Handbuch hineingehört, zeigt der Ratgeber Was gehört in ein QM-Handbuch?.

Eine Wand aus Karten, von denen sieben mit einem Haken ausgewählt sind.

Schreib eine Seite pro Ablauf

Eine Seite reicht. Wer mehr braucht, hat meist zwei Abläufe in einem. Jede Seite beantwortet dieselben vier Fragen, in dieser Reihenfolge:

Wofür ist der Ablauf da? Ein Satz genügt.
Wer ist zuständig?
Welche Schritte gehören dazu, so wie sie wirklich gemacht werden?
Was wird am Ende geprüft oder festgehalten?

Schreib in den Worten, die dein Team benutzt. Wo ein Foto mehr sagt als ein Absatz, nimm das Foto.

Eine einzelne Seite mit Titel, zuständiger Person, drei nummerierten Schritten und einem Haken am Ende.

Hol dir einen zweiten Leser

Was du geschrieben hast, verstehst du. Ob es andere verstehen, weiß nur, wer die Arbeit wirklich macht.

Gib jede Seite einer Person, die den Ablauf im Alltag erledigt. Bitte sie um zwei Antworten: Was fehlt? Und was läuft in Wirklichkeit anders?

Eine Seite geht an eine zweite Person und kommt mit Markierungen und zwei Anmerkungen zurück.

Wenn jemand aus dem Team den Ablauf nach deiner Seite erledigen kann, ist die Seite fertig.

Leg fest, wie Änderungen freigegeben werden

Ein Handbuch ändert sich. Wenn jeder einfach etwas umschreibt, weiß bald niemand mehr, was gilt.

Entscheide das jetzt, solange das Handbuch noch klein ist: Wer darf Änderungen vorschlagen, und wer gibt die neue Fassung frei? In einem kleinen Betrieb reicht oft eine einfache Regel: Alle dürfen Vorschläge machen, freigeben dürfen ein oder zwei festgelegte Personen.

Ein Entwurf geht durch eine Freigabe und wird zur geltenden Seite mit grünem Haken.

Wie das Handbuch danach aktuell bleibt, steht im Ratgeber Ein QM-Handbuch, das aktuell bleibt.

So hilft dir Regelwerk dabei

Regelwerk ist ein digitales Handbuch, in dem der fünfte Schritt schon eingebaut ist. Änderungen entstehen als Entwurf, und erst wer Freigaberecht hat, veröffentlicht sie (Entwürfe und Freigabe). Jedes Thema bekommt eine eigene Seite, immer in der geltenden Fassung (Leseansicht). Und dein Team findet die Seiten über die Suche (Suche).

Wenn du dein erstes Handbuch mit Regelwerk anfangen willst, trag dich in die Warteliste ein. Fragen beantworten wir über den Kontakt.